Nếu bạn muốn đến Thổ Nhĩ Kỳ để kinh doanh, cần ghi nhớ hai điều: thành công của bạn được quyết định bởi khả năng xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa bạn và khách hàng, kết hợp với một bản chào (đề xuất) được trình bày rõ ràng, cẩn thận và có lợi cho cả hai phía.
Gặp gỡ và chào hỏi
Sự hiếu khách truyền thống của người Thổ ảnh hưởng quyết định đến nghi thức kinh doanh của họ. Mặc dù đặt hẹn trước cho các cuộc gặp là điều cần thiết khi có thể, nhưng trong nhiều trường hợp, nhiều người điều hành các công ty tại Thổ Nhĩ Kỳ có thể gặp gỡ khách hàng mà không cần đặt hẹn trước.
Trong những cuộc gặp gỡ đầu tiên, cái bắt tay chắc chắn được coi là quy chuẩn. Đàn ông Thổ thường nắm cánh tay bạn bằng tay trái của họ để thể hiện sự thân thiện. Trong bối cảnh quan hệ kinh doanh, hầu hết phụ nữ Thổ sẽ bắt tay với đối tác là đàn ông. Tuy nhiên, hành động này không phổ biến tại vùng phía Đông Thổ Nhĩ Kỳ và vùng nông thôn vì những người dân nơi đây thường có suy nghĩ bảo thủ hơn. Để chắc chắn, hãy chờ người phụ nữ chủ động bắt tay trước. Đôi khi, ở mức độ thân thiết, người Thổ Nhĩ Kỳ thường chào lúc gặp mặt và tạm biệt bằng cách chạm hai má.
Khi nói chuyện nên tập trung sự chú ý bằng ánh mắt đối với khách, vì đây là dấu hiệu của sự trân trọng. Câu cửa miệng khi chào hỏi của người Thổ Nhĩ Kỳ là: ‘Asalamu alaykum (“Peace be with you”)’ hoặc ‘nasilsiniz’ (“How are you?”) – phát âm là ‘na-sưl-sưn-nưz’.
Cần vận trang phục trang trọng khi gặp khách. Trừ khi trời nắng nóng, có thể mặc áo sơ mi hở cổ (không thắt cà vạt).
Các cuộc gặp gỡ với mục đích kinh doanh là khoảng thời gian thích hợp để nêu những đề xuất của công ty và nói chuyện làm ăn một cách nghiêm túc. Trong các cuộc gặp gỡ nên trao đổi danh thiếp với đối tác. Mặc dù có thể không phải là cuộc gỡ, trao đổi trang trọng nhưng bạn nên đưa danh thiếp cho đối tác bằng 2 tay và nếu có thể, một mặt của danh thiếp nên được dịch sang tiếng Thổ Nhĩ Kỳ. Hãy đưa danh thiếp cho tất cả những người bạn gặp, đặc biệt là những người bạn muốn thiết lập quan hệ thương mại.
Bất cứ vị khách nào đến sẽ ngay lập tức được mời dùng trà hoặc cà phê; việc từ chối sẽ bị coi là không lịch sự. Cà phê được pha theo hai kiểu: “sade” (không đường) và “orta” (có một chút đường).
Phong cách làm việc
Các buổi tiếp xúc với khách nên được thu xếp trước vài tuần. Người Thổ Nhĩ Kỳ khi trao đổi thông tin, thường muốn nghe tận tai, thấy tận mắt, vì vậy, khi trình bày, ngoài thông tin bằng văn bản, cần chuẩn bị đủ slides, hình ảnh, máy chiếu, bản đồ, bảng biểu, giấy ghi chép bằng cả tiếng Thổ và tiếng Anh. Tránh thu xếp các cuộc gặp trùng vào kỳ nghỉ (tháng bảy và tháng tám), đặc biệt là trong tháng Ramadan. Cần ghi nhớ kỳ nghỉ lễ ‘Kurban Bayrani’ có thể kéo dài 5 ngày.
Người Thổ thích làm việc với những người họ cảm thấy quý mến, tin tưởng, và có thể duy trì quan hệ lâu dài. Vì vậy, việc đầu tư thời gian và nỗ lực ngay từ đầu nhằm tạo lập mối quan hệ tin tưởng, thân thiện là rất quan trọng để đi tới thành công. Phong cách làm việc ‘đi thẳng vào vấn đề’ không phù hợp với người Thổ Nhĩ Kỳ. Trong giao dịch kinh doanh, trước khi bàn đến công việc, nên hỏi thêm về gia đình (chẳng hạn như con cái) của khách hàng, hoặc thông báo những kết quả/thành tựu mà mình (công ty mình) đã đạt được. Người Thổ rất tự hào về đất nước của mình và rất thích trả lời những câu hỏi liên quan đến văn hóa Thổ, thể thao (đặc biệt là bóng đá), hoặc lịch sử. Tuy nhiên, cần tránh các câu hỏi về chính trị hoặc các vấn đề nhạy cảm như đảo Cyprus hoặc vấn đề nhân quyền.
Để đạt được thoả thuận cuối cùng sẽ mất nhiều thời gian. Người Thổ Nhĩ Kỳ thích đàm phán, một quá trình chịu nhiều tác động của các yếu tố như sự tôn trọng, ảnh hưởng hoặc các vấn đề về kinh tế học. Khi đàm phán, không nhất thiết phải tập trung vào lợi ích tài chính. Bạn có thể trao đổi thêm về các vấn đề liên quan như quyền lực, ảnh hưởng, danh sự, sự tôn trọng hoặc những lợi ích phi tài chính khác.
Trước khi đàm phán, cần nắm rõ mục tiêu cần đạt được của mình, tiến từ từ đến mục tiêu đó song song với việc đưa ra những nhân nhượng nhất định. Khi nhân nhượng, cần tỏ cho đối tác thấy đó là một thuận lợi thực sự mà mình dành cho đối tác, theo ý của đối tác. Chỉ nhân nhượng khi mình đã đạt được thỏa thuận trên cơ sở có đi có lại. Cần hết sức kiên trì trong suốt quá trình đàm phán. Không nên đưa ra áp lực về thời gian như ‘thời hạn chót’, ‘thời hạn cuối cùng’ trong đàm phán. Quyết định cuối cùng thường được đưa ra bởi người có địa vị cao nhất trong tổ chức của đối tác, dù bạn đàm phán với cấp dưới của họ.
Người Thổ Nhĩ Kỳ thể hiện sự đồng ý bằng cách gật đầu về phía trước hướng xuống dưới, thể hiện sự không đồng ý bằng cách hất đầu lên về phía sau đồng thời nhướn lông mày. Việc lắc đầu sang hai bên không có nghĩa là “không” trong tiếng Thổ mà thể hiện ý là “tôi không hiểu”.
Người Thổ Nhĩ Kỳ thích giao tiếp trực tiếp, vì thế bạn nên gọi điện trực tiếp cho đối tác thay vì viết thư hoặc email. Người Thổ Nhĩ Kỳ thường trả lời điện thoại bằng câu nói đặc trưng ‘Alo’ (khi phát âm, từ này sẽ nghe ra là “Aylu”). Trong một số trường hợp, họ cũng có thể dùng từ ngữ Buyurun có nghĩa là “tôi có thể giúp gì không” (at your service). Người Thổ Nhĩ Kỳ có xu hướng sử dụng biểu cảm “hah!” để thể hiện sự đồng ý.
Trong tiếng Thổ Nhĩ Kỳ, thông thường địa chỉ được ghi theo thứ tự như sau: tên của đường phố chính trước, sau đó đến phố nhỏ và tiếp theo là số nhà.
“Bey” có nghĩa là “Mr.” và “Bayan” có nghĩa là “Mrs.” Hoặc “Miss”. Theo tập quán kinh doanh tại Thổ Nhĩ Kỳ, việc gọi tên một chuyên gia bằng danh xưng chuyên môn công việc (nếu có) của người đó thể hiện sự tôn trọng, ví dụ như “bác sĩ” hay “luật sư”. Tuy nhiên, khi gặp gỡ ai lần đầu, họ thường gọi “Mr” hoặc “Mrs” trước tên của người đó.
Tặng quà
Đừng tặng những món quà quá xa xỉ hoặc mang tính cá nhân. Trong trường hợp bạn muốn tặng đối tác quà là đồ uống có cồn, hãy chắc chắn rằng đối tác của bạn có dùng loại đồ uống này trước khi tặng. Việc tặng quà tuy không phải là nét đặc trưng trong văn hóa kinh doanh của người Thổ nhưng việc tặng quà sẽ được coi trọng.
Giải trí
Việc ăn uống tại nhà hàng được coi là phần tất yếu trong văn hóa kinh doanh tại Thổ Nhĩ Kỳ. Khi thiết lập quan hệ kinh doanh với đối tác Thổ Nhĩ Kỳ, chắc chắn bạn sẽ được mời đi ăn và nếu từ chối sẽ bị coi là không lịch sự.
Thời gian dùng bữa là thời gian thư giãn và phù hợp để trò chuyện với đối tác, không nên đề cập ngay đến vấn đề kinh doanh mà nên coi đây là khoảng thời gian phù hợp để củng cố quan hệ với đối tác.
Theo nghi thức ngoại giao tại Thổ Nhĩ Kỳ, người chủ trì sẽ luôn là người trả tiền cho bữa ăn, họ không có khái niệm về việc chia tiền và cho rằng như vậy là kỳ quặc. Nếu bạn đề nghị trả tiền, họ nhất định sẽ không đồng ý và cho rằng lời đề nghị đó là thiếu lịch sự. Hành động tốt nhất là bày tỏ sự cảm ơn chân thành và sau đó vài ngày mời họ đi ăn tại một nhà hàng khác.
Mặc dù đa số người Thổ Nhĩ Kỳ theo đạo Hồi, tuy nhiên không phải tất cả đều không dùng đồ uống có cồn. Tuy nhiên, bạn nên chờ đến khi đối tác/khách hàng của bạn gọi đồ uống có cồn trước khi bạn gọi vì sẽ là không hay nếu đối tác/khách hàng của bạn không uống đồ có cồn hoặc phải trả tiền cho đồ họ không uống.
Phiên dịch
Đa số doanh nhân Thổ Nhĩ Kỳ biết sử dụng Tiếng Anh trong giao dịch, vì vậy nếu bạn không thành thạo tiếng Anh, nên có phiên dịch để thuận tiện khi giao dịch với đối tác.
